Importar desde JIRA, Trello, monday y Asana

La importación trae el trabajo de otra herramienta a un proyecto de Hilbana. Hoy hay cuatro orígenes: JIRA Cloud, Trello, monday.com y Asana. En todos es una importación de una vez, no una sincronización: lo que cambies después en el origen no viaja solo, y lo que cambies en Hilbana tampoco vuelve. Puedes repetirla cuando quieras, pero cada ejecución es un traslado, no un enlace permanente entre las dos herramientas.

Todo ocurre en Ajustes → Importar, en una sola pantalla, y hace falta ser administrador del workspace. Eliges el origen arriba y debajo se abre su panel (Linear aparece apagada, como «Próximamente»).

Cómo se usa

El recorrido es el mismo para los cuatro orígenes:

1. Conecta la cuenta. Cambia según el origen; lo tienes más abajo.
2. Elige qué traer: un proyecto de JIRA o de Asana, o un tablero de Trello o de monday, con su número de tareas.
3. Elige el proyecto destino en Hilbana, existente o creado ahí mismo. Todo el import cae en un solo proyecto.
4. Analiza. Es una previsualización que solo lee: recorre el origen entero y te devuelve cuántas tareas, comentarios, etiquetas y personas hay, qué se va a descartar y una propuesta de correspondencias.
5. Confirma los mapeos. Los estados del origen se corresponden uno a uno con los tuyos, con la propuesta ya rellenada y la opción de crear el que falte. Un estado sin asignar bloquea la importación: ninguna tarea aterriza en un estado adivinado. Las personas se emparejan con miembros del workspace, y nunca se crean usuarios nuevos.
6. Revisa y ejecuta. El último paso repite las cifras, dice qué se queda fuera y entonces escribe. En un proyecto grande tarda un rato y verás el avance.
7. Historial. Cada ejecución queda registrada con lo que creó, saltó y actualizó.

Desde JIRA

Qué necesitas

• La URL de tu sitio de JIRA (algo como miempresa.atlassian.net).
• Tu email de Atlassian y un token de API personal, que creas en id.atlassian.com. Cópialo al crearlo: Atlassian no lo vuelve a mostrar.

El token se guarda cifrado y nunca se muestra de vuelta, ni siquiera enmascarado. Da acceso a todo lo que tú ves en JIRA, así que puedes revocarlo desde la propia pantalla —con Desconectar— o desde Atlassian cuando quieras.

Qué se trae

De JIRA	A Hilbana
Resumen	Título de la issue
Descripción	Descripción, convertida a markdown
Estado	Estado de flujo, según el mapeo que confirmaste
Prioridad	Prioridad (Highest → urgente, Lowest/Low → baja…)
Persona asignada	Asignado, según el mapeo de personas
Etiquetas	Etiquetas; las que no existan se crean
Fechas de creación, actualización, resolución y vencimiento	Las mismas fechas
Story points	Estimación
Epics y sub-tareas	Jerarquía de tareas padre e hijas
Comentarios	Comentarios, con su fecha original

Las personas se emparejan por email y, si tu sitio de JIRA lo oculta, por nombre.

Qué NO se trae

• Adjuntos.
• Historial de cambios de cada tarea.
• Sprints (no se convierten en ciclos).
• Versiones (no se convierten en hitos).
• Enlaces entre tareas («bloquea», «se relaciona con»…). La jerarquía padre-hija sí se conserva; los demás vínculos no.

También se descartan campos sin equivalente, como resolución, entorno, votos o tiempo dedicado. El paso de confirmación te dice cuántos adjuntos y versiones se quedan fuera antes de escribir nada.

Solo JIRA Cloud. Si estás en JIRA Server o Data Center, el camino hoy es tu agente: con el MCP conectado puede leer tu JIRA y crear las issues.

Desde Trello

Qué necesitas

Solo la clave de API de una aplicación tuya de Trello, que sacas en trello.com/power-ups/admin creando un Power-Up con el nombre que quieras. La pantalla hace el resto: pegas la clave, pulsas Autorizar en Trello, aceptas allí y vuelves a Hilbana ya conectado. No hay ningún token que copiar.

Dos detalles que evitan el único tropiezo habitual:

• En esa página de Trello, debajo de la clave, hay un «Secreto». No sirve aquí y no hace falta para nada; si lo pegas, Trello responde «invalid key» culpando a la clave, que estará bien.
• Para poder devolverte a Hilbana, Trello exige que la dirección de Hilbana esté en «Orígenes permitidos», en esa misma página. La pantalla te la enseña con un botón de copiar antes de salir.

El permiso que se pide es de solo lectura y 30 días: la aplicación no puede comentar, ni escribir, ni leer tu correo — lo ves enumerado en la propia pantalla de Trello. Se guarda cifrado, no se muestra de vuelta, y se retira con Desconectar o desde tu cuenta de Trello.

Qué se trae

De Trello	A Hilbana
Tablero	El proyecto destino que elijas
Lista	Estado de flujo, según el mapeo que confirmaste
Tarjeta	Issue
Descripción	Descripción, en markdown
Checklists	Lista de tareas dentro de la descripción, marcable y conservando qué estaba hecho
Etiquetas	Etiquetas; las que no tengan nombre entran por su color
Miembros de la tarjeta	Asignado, según el mapeo de personas
Comentarios	Comentarios, con su autor y su fecha original
Fecha de vencimiento	Vencimiento
Posición en la lista	El orden dentro de la columna del tablero
Fecha de creación de la tarjeta	Fecha de creación

Sobre los estados: Trello no clasifica sus listas de ninguna manera, así que la propuesta sale del nombre de cada lista («Hecho» → un estado de tipo completado, «En curso» → uno empezado…). Repásala antes de ejecutar; es una sugerencia, no una certeza.

Sobre las personas: Trello no da el correo de sus miembros por su API, así que aquí no hay nada que adivinar y eliges tú quién es quién, de una lista con los miembros de tu workspace. Sin correspondencia, la tarea llega sin asignar. Y una tarjeta con varias personas se queda con la primera: una tarea de Hilbana tiene un único responsable.

Qué NO se trae

• Adjuntos. La API de Trello no permite descargarlos sin más credenciales; el paso de confirmación te dice cuántos se quedan en Trello antes de escribir nada.
• Tarjetas y listas archivadas.
• Fechas de inicio de las tarjetas.
• Power-Ups, automatizaciones de Butler y las vistas de calendario o cronología.
• Portadas, votos y reacciones.

Trello no tiene prioridad ni estimación, así que las tareas llegan sin ninguna de las dos: inventarlas a partir de las etiquetas sería adivinar sobre tu trabajo. Tampoco hay jerarquía de tarjetas que traer.

Desde monday.com

Qué necesitas

Solo tu token personal de monday. Lo sacas dentro de monday pulsando tu avatar (abajo a la izquierda) → Desarrolladores → Mi token de acceso, y lo pegas en Hilbana. No hay ninguna aplicación que registrar ni direcciones que autorizar.

Dos avisos que ahorran el tropiezo habitual:

• El importador verá exactamente los tableros que ves tú con ese token. Si trabajas en varias cuentas de monday, genera el token dentro de la cuenta cuyos tableros quieres traer.
• Si en tu menú no aparece la opción, es que tu administrador tiene los tokens restringidos: pídeselo a él.

El token se guarda cifrado y nunca se muestra de vuelta. El importador solo lee: no escribe nada en monday. Lo retiras con Desconectar o revocándolo desde tu cuenta de monday.

Qué se trae

De monday	A Hilbana
Tablero	El proyecto destino que elijas
Grupo, o la columna de estado que elijas	Estado de flujo, según el mapeo que confirmaste
Elemento	Issue
Subelemento	Sub-tarea, colgando de su tarea padre
Columnas de texto largo	Descripción, en markdown
Columna de personas	Asignado, emparejado por correo
Columna de fecha o cronología	Vencimiento
Columna «Prioridad»	Prioridad (Alta, Media, Baja…)
Columna numérica de puntos o estimación	Estimación
Columnas de desplegable, etiquetas y demás estados	Etiquetas; las que no existan se crean
Actualizaciones (updates)	Comentarios, con su autor y su fecha original
Fechas de creación y actualización	Las mismas fechas
Orden de los elementos en el tablero	El orden dentro de la columna del tablero

Sobre los estados, que es lo propio de monday: aquí no hay un campo de estado como tal. Cada equipo lo lleva a su manera —unos en los grupos del tablero (las bandas de colores) y otros en una columna de tipo estado— y las dos costumbres son igual de comunes. Así que lo eliges tú antes de analizar, en el mismo paso en el que eliges el tablero, con tus grupos y tus columnas a la vista. Elijas lo que elijas, después confirmas la correspondencia una a una, como en los otros orígenes.

Sobre los subelementos: llegan como sub-tareas de su elemento padre, y heredan el estado del padre. El motivo es que en monday los subelementos viven en un tablero aparte, con sus propios grupos y columnas, que no son los que has mapeado; heredar es lo único que no se inventa un estado que tú no has elegido.

Sobre las personas: monday sí da el correo de sus miembros, así que la mayoría se emparejan solas. Repasa las que no. Y un elemento con varias personas se queda con la primera: una tarea de Hilbana tiene un único responsable.

Qué NO se trae

• Archivos de las columnas de fichero. El paso de confirmación te dice cuántos se quedan en monday antes de escribir nada.
• Las columnas sin equivalente en Hilbana: fórmulas, espejos, botones, votos, dependencias, seguimiento de tiempo y demás. Se traen las que sí lo tienen, que son las de la tabla de arriba.
• Tableros que no son tableros de datos: los de subelementos y los paneles no aparecen en la lista.
• Automatizaciones e integraciones, formularios, documentos y las vistas de calendario o cronología.

Dos detalles del mapeo, para que no sorprendan: si el tablero tiene varias columnas de fecha, se usa la primera como vencimiento; y solo se trae como estimación una columna numérica que lo diga en su nombre (puntos, estimación, story points), no cualquier número — un presupuesto no es una estimación de esfuerzo.

Desde Asana

Qué necesitas

Solo tu token personal de Asana. Lo creas dentro de Asana pulsando tu foto (arriba a la derecha) → Configuración → Aplicaciones → Ver la consola de desarrollador → Crear token nuevo, o yendo directo a la consola de desarrollador. Le pones un nombre cualquiera, copias el token y lo pegas en Hilbana. No hay ninguna aplicación que registrar.

El importador verá exactamente los proyectos que ves tú en Asana, de todos tus espacios de trabajo. Si tienes cuenta personal y de empresa, crea el token con la cuenta cuyos proyectos quieres traer.

El token se guarda cifrado y nunca se muestra de vuelta. El importador solo lee: no escribe nada en Asana. Lo retiras con Desconectar o revocándolo desde la consola de desarrollador de Asana.

Qué se trae

De Asana	A Hilbana
Proyecto	El proyecto destino que elijas
Sección	Estado de flujo, según el mapeo que confirmaste
Tarea completada	El estado que elijas para «Completadas en Asana», con su fecha real de cierre
Tarea	Issue
Subtarea (a cualquier profundidad)	Sub-tarea, colgando de su tarea padre
Descripción	Descripción
Responsable	Asignado, emparejado por correo
Fecha de inicio y de entrega	Fecha de inicio y vencimiento
Etiquetas (tags)	Etiquetas; las que no existan se crean
Comentarios	Comentarios, con su autor y su fecha original
Fechas de creación y actualización	Las mismas fechas
Orden de las tareas en cada sección	El orden dentro de la columna del tablero

Sobre los estados, que es lo propio de Asana: aquí no hay un campo de estado, hay secciones (las columnas del tablero) y, aparte, la marca de completada. Cada sección se corresponde con uno de tus estados, pero una tarea completada va siempre a una fila propia del mapeo, «Completadas en Asana», esté en la sección que esté. Así una tarea que se completó sin moverla de «En curso» no llega a Hilbana como abierta, y conserva el día en que se cerró.

Sobre las subtareas: llegan como sub-tareas de su padre. En Asana no están en ninguna sección, así que, si no están completadas, heredan la sección de su tarea padre.

Sobre las personas: Asana sí da el correo de sus miembros, así que la mayoría se emparejan solas. Repasa las que no, sobre todo los invitados de fuera de tu organización, que pueden venir sin correo.

Qué NO se trae

• Adjuntos, que se quedan en Asana.
• Campos personalizados, incluida la prioridad si la llevas en uno de ellos.
• Portfolios, objetivos, reglas, formularios y las vistas de cronología o calendario.
• El historial de actividad de cada tarea: solo se traen los comentarios.

Los hitos de Asana llegan como tareas normales, con su fecha.

Reimportar

Hilbana recuerda de qué tarea del origen vino cada tarea suya, así que reimportar no duplica: las que ya están se saltan por defecto.

Si quieres refrescarlas, hay una casilla «Actualizar las que ya importaste», desmarcada a propósito. Marcarla devuelve título, descripción, estado, prioridad, asignado, etiquetas, fechas y estimación a los valores del origen — es decir, pisa lo que hayas hecho en Hilbana desde la importación anterior. Los comentarios ya traídos no se duplican, y una tarea creada a mano en Hilbana no se toca en ningún caso.

Deshacer

Cada fila del historial tiene Deshacer, que borra las tareas y comentarios de esa ejecución. Antes de confirmar te dice cuántos son, cuántas de esas tareas se han tocado desde entonces y si alguna tarea posterior se quedará sin padre. Lo creado después no se toca, y las etiquetas se quedan: puede que ya las estés usando en otro sitio.

Detalles

• La importación está disponible en todos los planes, incluido el gratuito, y el único requisito es ser administrador del workspace. En Free entran 200 tareas por importación (el paso de confirmación te lo dice con el número real antes de empezar, y al terminar te dice cuántas se quedaron fuera); en los planes de pago no hay tope.
• Las numeraciones son de Hilbana: las tareas importadas reciben su propio identificador, no el del origen.

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