Odoo

La integración con Odoo lleva a tu Odoo las horas que el equipo ha registrado en Hilbana: con un clic, Hilbana crea una factura en borrador para el cliente del proyecto, con una línea por tarea y las horas como cantidad. Tú la revisas y la confirmas en Odoo.

Así el informe de horas deja de terminar en un CSV que alguien vuelve a teclear en el programa de facturación.

Lo que no hace, a propósito:

• No valida, no numera ni envía la factura. Emitir una factura es un acto fiscal y lo haces tú en Odoo.
• No crea nada más en Odoo: ni clientes, ni productos, ni proyectos. Solo lee lo que ya tienes y crea facturas en borrador cuando se lo pides.
• No pone precios. El importe, los impuestos y los descuentos los calcula Odoo.

En resumen

• Versiones de Odoo: 16 o superior, en Odoo Online, Odoo.sh o instalado en tus servidores; Community o Enterprise.
• Qué crea en Odoo: una factura de cliente en borrador cada vez que facturas un proyecto.
• Qué horas lleva: las terminadas, facturables y aún sin facturar.
• Precio: el módulo Facturación con Odoo cuesta 39 €/mes o 390 €/año, sin IVA.
• Requisitos: un plan de pago y el módulo de control de horas.
• Quién lo usa: los administradores del workspace.

Versiones compatibles

Hilbana funciona con Odoo 16 o superior, en cualquiera de sus formas:

• Odoo Online (miempresa.odoo.com).
• Odoo.sh.
• Odoo instalado en tus servidores, Community o Enterprise.

Al conectar, Hilbana lee la versión y la enseña en Ajustes. Si tu Odoo es anterior a la 16, te lo dice y no se conecta.

Si Odoo está en tus servidores, tiene que ser accesible desde internet, porque es el servidor de Hilbana el que habla con él. Una instancia a la que solo se llega por VPN no sirve: Hilbana te dirá que no ha podido llegar a ella.

Antes de empezar

En Hilbana

• Un plan de pago, con los módulos Control de horas y Facturación con Odoo contratados. Los contrata el dueño en Ajustes → Facturación → Módulos. Ver Precio y contratación.
• Ser administrador del workspace para conectar, configurar y facturar.

En Odoo

Prepara esto antes de conectar. Los nombres de los menús cambian un poco de una versión a otra; aquí van los de las versiones recientes.

1. La app de Facturación o la de Contabilidad, instalada. Es la que permite crear facturas de cliente.

2. Un servicio con el que facturar las horas. En Contabilidad → Clientes → Productos → Nuevo:

   • Tipo de producto: Servicio.
   • Deja marcada la casilla Ventas. Hilbana solo ofrece productos que se pueden vender.
   • Precio de venta: tu precio por hora, por ejemplo 50 €.
   • En la unidad, elige Horas, para que la factura diga «2 horas» y no «2 unidades».
   • Impuestos: los que apliquen, por ejemplo IVA 21 %.

   Si a clientes distintos les cobras precios distintos, crea un servicio por precio («Desarrollo», «Desarrollo ACME»…). Ver Precios por cliente.

3. Tus clientes, en Contabilidad → Clientes → Clientes. Hilbana ofrece contactos de primer nivel, sean empresas o personas. No ofrece los contactos que cuelgan de una empresa, ni los de tus propios usuarios o tu empresa.

4. Una API key. Desde tu avatar → Mi perfil (o Preferencias) → pestaña Seguridad de la cuenta → Nueva clave API. Odoo te pide tu contraseña y enseña la clave una sola vez: cópiala en ese momento.

5. Opcional: contabilidad analítica. Si quieres que lo facturado de cada proyecto caiga en una cuenta analítica, actívala en Contabilidad → Configuración → Ajustes → Análisis → Contabilidad analítica, y crea las cuentas que necesites. Sin ella, todo funciona igual.

El usuario de Odoo con el que conectas tiene que poder crear facturas. Lo más limpio es un usuario dedicado, con permisos de facturación y nada más.

Conectar Hilbana con Odoo

En Ajustes → Integraciones → Odoo, rellena:

Campo	Qué poner
URL de la instancia	La dirección con la que entras en Odoo, por ejemplo https://miempresa.odoo.com. Basta con la raíz: Hilbana quita lo que venga detrás.
Base de datos	El nombre de la base de datos. En Odoo Online y Odoo.sh suele coincidir con el subdominio: miempresa en miempresa.odoo.com. En un Odoo propio, pregúntaselo a quien lo administra.
Usuario	Tu login de Odoo, el que escribes para entrar. No siempre es tu email: en un Odoo propio suele ser admin. Ojo, porque la pantalla de entrada de Odoo lo llama «Correo electrónico» aunque sea un login.
API key	La clave que generaste en Odoo.

Al pulsar Conectar, Hilbana prueba la conexión antes de guardarla: si algo no cuadra, te dice qué, y no guarda nada. Si va bien, verás Conectado, la dirección, la base de datos, con qué usuario y la versión de Odoo. Por ejemplo, Odoo 20.0+e: el «+e» indica la edición Enterprise, que es la de Odoo Online.

La API key se guarda cifrada y no vuelve a salir de nuestro servidor: la pantalla nunca la enseña, ni siquiera enmascarada.

Qué se factura y a quién

Debajo de la conexión, en Facturar horas, decides dos cosas.

El servicio por defecto

Es el servicio de Odoo con el que se facturan las horas de todos los proyectos que no digan otra cosa. Lo eliges de la lista de servicios de tu Odoo.

Cada proyecto: cliente, servicio y analítica

La tabla Proyectos tiene una fila por proyecto:

Columna	Para qué sirve
Cliente	A quién se le factura el proyecto. Sin cliente, el proyecto no se puede facturar.
Servicio	Si este proyecto se factura con otro servicio que el de por defecto. Vacío = el de por defecto.
Analítica (opcional)	La cuenta analítica de Odoo a la que se imputa lo facturado del proyecto. Solo aparecen cuentas si tienes la contabilidad analítica activada en Odoo.

El cliente también se puede elegir desde la ficha del proyecto, en el panel lateral, en Facturar a. Es el mismo dato.

Un proyecto de Hilbana no se convierte en un proyecto de Odoo. Lo que se vincula es el proyecto con un cliente, que es lo único imprescindible para facturar. Si en Odoo llevas el proyecto con una cuenta analítica, esa es la referencia opcional.

Precios por cliente

El importe lo pone Odoo con el precio del servicio. Las tarifas por cliente (pricelists) de Odoo no se aplican a las facturas: Odoo solo las usa en los pedidos de venta, no al crear una factura directamente.

Si a un cliente le cobras otro precio, crea en Odoo un servicio con ese precio («Desarrollo ACME», a 60 €/h) y elígelo en la columna Servicio de su proyecto.

Qué horas se llevan a Odoo

Entran las horas que cumplen las tres condiciones:

1. Están terminadas. Un cronómetro en marcha no entra hasta que se para.
2. Son facturables. Al registrar una hora se puede marcar como Interna, y entonces no entra ni en el informe de cliente ni en una factura.
3. No se han facturado ya. Cada hora que sale hacia Odoo queda marcada, y no se vuelve a mandar.

El periodo no manda: la cola es todo lo que queda sin facturar del proyecto. Así, una hora que alguien imputó tarde, en un mes que ya facturaste, no se pierde: entra sola en la siguiente factura. Si quieres facturar solo un periodo, puedes acotarlo.

Llevar las horas a Odoo

1. Ve a Horas (barra lateral) → Informe para el cliente y elige el proyecto. Con Solo sin facturar marcado, el informe enseña justo lo pendiente.
2. Pulsa Facturar en Odoo. Si al proyecto le falta el cliente o el servicio, en vez del botón verás el aviso y un enlace para completarlo.
3. En el diálogo revisas:
   • el cliente y el servicio con los que se va a facturar;
   • las líneas: una por tarea, con su identificador, su título y sus horas. Puedes desmarcar las que no quieras facturar todavía;
   • Solo lo del periodo del informe, para quedarte con las del periodo elegido;
   • el total de horas y cuántas imputaciones quedarán marcadas;
   • un importe estimado, sin impuestos, calculado con el precio del servicio. Es solo orientativo: el definitivo lo calcula Odoo.
4. Pulsa Crear borrador. Nada se escribe en Odoo hasta este momento: Cancelar no deja rastro.
5. Hilbana confirma cuántas horas han quedado facturadas y te da el enlace Abrir la factura en Odoo.

Luego, en Odoo, revisa el borrador, confírmalo (ahí recibe su número) y envíalo como hagas siempre.

Qué llega a Odoo

Una factura de cliente en borrador con:

En la factura	Qué lleva
Cliente	El del proyecto.
Referencia	hilbana: seguido de un código. Sirve para que Hilbana la reconozca y no la cree dos veces.
Líneas	Una por tarea. La descripción es el identificador y el título de la tarea: WEB-42 · Formulario de contacto.
Producto	El servicio del proyecto o, si no tiene, el servicio por defecto.
Cantidad	Las horas de esa tarea, con dos decimales y sin redondear: 90 minutos son 1,50 y 100 minutos, 1,67.
Precio e impuestos	Los pone Odoo: el precio de venta del servicio y los impuestos que correspondan. Hilbana no manda precio.
Analítica	Si el proyecto tiene una, el 100 % de cada línea va a esa cuenta.

Por ejemplo, un proyecto con dos tareas facturado con un servicio de 50 €/h e IVA del 21 %:

Producto	Descripción	Cantidad	Precio	Importe
Desarrollo	WEB-42 · Formulario de contacto	2,00	50,00	100,00 €
Desarrollo	WEB-45 · Ajustes del menú móvil	1,50	50,00	75,00 €
			Base	175,00 €
			IVA 21 %	36,75 €
			Total	211,75 €

Las horas ya facturadas

• En el parte de horas y en la ficha de cada tarea, una hora facturada lleva la etiqueta Facturada con el número de la factura. Si el borrador todavía no tiene número, pone solo Facturada.
• No se puede editar ni borrar. La factura ya salió con esa cantidad; si había un error, se corrige en la factura, en Odoo.
• Desmarcar. Si borras una factura en Odoo, Hilbana no se entera. Un administrador puede desmarcar esas horas para que vuelvan a la cola. Queda registrado en la auditoría.

Si algo falla

Nunca se factura dos veces lo mismo. Las horas se reservan antes de hablar con Odoo, y la factura lleva su referencia hilbana:….

• Odoo rechaza la factura, por ejemplo porque el cliente o el servicio ya no existen. No se crea nada, ninguna hora queda marcada y Hilbana te dice qué ha pasado, junto con lo que contestó Odoo.
• Se corta la conexión a mitad. Puede que la factura llegara a crearse o puede que no. Las horas se quedan reservadas con la etiqueta Facturándose. Al volver a abrir el diálogo verás Resolver: Hilbana busca en Odoo la factura por su referencia. Si existe, la enlaza; si no, la crea. En ningún caso acaban dos facturas.

Los mensajes que puedes ver al conectar o al facturar:

Mensaje	Qué revisar
Odoo rechazó el acceso	La base de datos, el usuario (el login, no siempre el email) y la API key.
No se pudo llegar a tu Odoo	Que la URL sea correcta y, si Odoo está en tus servidores, que sea accesible desde internet.
Esa URL responde, pero no parece un Odoo	Que sea la raíz de la instancia (https://miempresa.odoo.com), no una página interna.
Tu Odoo es anterior a la versión 16	Hilbana necesita Odoo 16 o superior.
El usuario de Odoo no tiene permiso	Dale al usuario permisos para crear facturas.
El cliente, el servicio o la analítica ya no existen	Se borraron o archivaron en Odoo: vuelve a elegirlos en Ajustes → Integraciones.

Cambiar la conexión

La conexión tiene un botón Desconectar que borra la API key guardada. El servicio por defecto, los clientes de cada proyecto y las horas facturadas se conservan. Qué pasa al volver a conectar depende de a qué conectas:

• El mismo Odoo, con otra API key u otro usuario. Desconecta y vuelve a conectar con los datos nuevos. Se conserva todo.
• Has actualizado Odoo de versión, por ejemplo de 17 a 18. Si la URL y la base de datos siguen siendo las mismas, como pasa en Odoo Online y Odoo.sh, se conserva todo. Si cambia alguna de las dos, Hilbana no puede saber que es el mismo Odoo y lo trata como el caso siguiente.
• Otro Odoo u otra base de datos: de pruebas a producción, una instancia nueva, otra empresa. Al conectar, Hilbana borra el servicio por defecto y los clientes y servicios de cada proyecto, porque eran del Odoo anterior. En el nuevo, el mismo cliente puede ser otro distinto, y la factura saldría a su nombre. Tendrás que volver a elegirlos antes de facturar. Si había una factura a medio crear por un corte de conexión, sus horas vuelven a la cola: comprueba en el Odoo anterior si llegó a crearse.
• Horas ya facturadas. Sus facturas se quedan en el Odoo donde se crearon, y las horas siguen marcadas, así que no se vuelven a facturar en el nuevo.

Seguridad

• La API key se guarda cifrada y nunca vuelve a salir de nuestro servidor.
• Hilbana solo lee clientes, servicios y cuentas analíticas, y solo crea facturas en borrador cuando un administrador pulsa Crear borrador. Nunca valida, envía ni borra nada en Odoo.
• Para cortar el acceso en cualquier momento, revoca la API key en Odoo, en la misma pantalla donde la creaste. O pulsa Desconectar en Hilbana.
• Todo lo hacen los administradores del workspace: los demás miembros ni ven la configuración ni pueden facturar.

Precio y contratación

Facturación con Odoo es un módulo: se contrata aparte del plan, por 39 €/mes o 390 €/año, sin IVA.

• Lo contrata el dueño del workspace en Ajustes → Facturación → Módulos, o marcándolo al contratar el plan, en el mismo pago.
• Exige un plan de pago y el módulo de Control de horas: sin horas registradas no hay nada que facturar. Si no tienes el Control de horas, se añade solo al contratar Odoo, en la misma operación.
• Si el plan empieza con días de prueba gratis, Odoo y el Control de horas contratados con él también se prueban gratis.
• Un workspace factura en un solo sitio: con un módulo de facturación activo, no se ofrece otro.
• Si das de baja el Control de horas, la integración con Odoo se da de baja con él, a fin de periodo. El aviso de la baja te lo dice antes de confirmar.
• Al cancelar, no se borra nada: las horas y sus marcas de facturadas se quedan en Hilbana, y las facturas, en Odoo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar un proyecto a varios clientes? No: cada proyecto tiene un cliente. Si trabajas para varios clientes, lo natural es un proyecto por cliente.

¿Se pueden juntar varios proyectos en una sola factura? No: cada vez que facturas se crea una factura por proyecto.

¿Por qué no se aplica la tarifa que tengo para este cliente en Odoo? Porque Odoo solo aplica las tarifas en los pedidos de venta, no en las facturas. Usa un servicio con ese precio para su proyecto. Ver Precios por cliente.

¿Hilbana redondea las horas a cuartos de hora? No. Manda las horas exactas con dos decimales. Si quieres redondear, hazlo en el borrador, en Odoo.

¿Qué pasa si alguien imputa horas a un proyecto después de facturarlo? Quedan en la cola de «sin facturar» y entran en la siguiente factura.

¿Los agentes pueden facturar? No. Los agentes conectados por MCP imputan horas como cualquier persona, pero facturar lo hace un administrador desde la app.

Relacionado: Control de horas · Informe de proyecto · Facturación y planes · Auditoría · Seguridad.